Regulamin konkursu krok po kroku dla marek i sklepów

Organizator i postanowienia ogólne

Zacznij od wskazania organizatora: nazwy firmy albo marki, adresu do korespondencji, adresu e-mail dla uczestników i nazwy konkursu. Uczestnik ma wiedzieć, z kim ma do czynienia i gdzie może zadać pytanie. Jeśli akcja toczy się w mediach społecznościowych, zapisz wprost, że platforma nie jest organizatorem ani współorganizatorem i nie odpowiada za konkurs.

Dodaj definicje, które później skrócą resztę tekstu:

• uczestnik: osoba, która spełnia warunki udziału i wysłała zgłoszenie,
• zgłoszenie: praca konkursowa, odpowiedź albo komentarz wymagane w zadaniu,
• czas trwania: konkretne daty i godziny rozpoczęcia i zakończenia, z podaniem strefy czasowej, jeśli akcja jest ogólnopolska.

Najczęstsza pułapka to zapis „konkurs trwa do wyczerpania zapasów” albo „do końca tygodnia”. Uczestnik, który wysłał zgłoszenie o 23:50 w niedzielę, nie wie, czy się liczy. Wpisz datę i godzinę.

Zasady uczestnictwa

Opisz, kto może wziąć udział, jak się zgłosić i jakie zadanie musi wykonać. Warunki udziału powinny być sprawdzalne: pełnoletność, miejsce zamieszkania w Polsce, posiadanie publicznego profilu, jeśli zgłoszenie odbywa się w mediach społecznościowych. Zapisz też, kto jest wyłączony z udziału, zwykle pracownicy organizatora i ich bliscy.

Zadanie konkursowe opisz tak, żeby dwie różne osoby zrozumiały je jednakowo. Zamiast „pokaż swój pomysł na wiosnę” napisz: „prześlij jedno zdjęcie produktu w otoczeniu, które kojarzy Ci się z wiosną, wraz z opisem do 300 znaków”. Dopisz limit zgłoszeń na osobę, na przykład jedno zgłoszenie dziennie albo trzy w całej akcji, oraz to, co dzieje się z pracami łamiącymi zasady: są odrzucane bez informowania o przyczynie albo z jej podaniem, ale zapisz, którą z tych dróg wybierasz.

Pamiętaj o prawach autorskich. Jeśli chcesz publikować prace, w regulaminie potrzebna jest odrębna zgoda uczestnika na wykorzystanie zgłoszenia, z określeniem pól eksploatacji, czasu i miejsca publikacji. Sam fakt wzięcia udziału w konkursie nie przenosi na markę praw do zdjęcia.

Nagrody i wybór zwycięzców

Podaj rodzaj, liczbę i wartość nagród oraz to, czy można je wymienić na ekwiwalent pieniężny. Najczęściej wymiana jest wyłączona, a wyłączenie trzeba zapisać.

Sposób wyboru zwycięzców to najważniejsza część regulaminu. W konkursie o wyniku decyduje ocena wykonania zadania według kryteriów znanych przed startem. Zapisz, kto ocenia (jury z imionami albo funkcjami, komisja powołana przez organizatora), co jest oceniane i w jakiej skali. Przykład kryteriów dla konkursu zdjęciowego: zgodność z tematem, oryginalność kompozycji i jakość opisu, każde w skali od 1 do 5, a przy remisie wyższa ocena za zgodność z tematem.

Jeżeli w regulaminie zapiszesz, że zwycięzcę wskaże losowanie spośród wszystkich zgłoszeń, bez oceny ich treści, mechanika zbliża się do loterii promocyjnej. Zobacz różnicę między loterią a konkursem, zanim ją opublikujesz.

Opisz też, kiedy i jak zwycięzcy dostaną wiadomość, w jakim terminie muszą odpowiedzieć i co się stanie, gdy tego nie zrobią (nagroda przechodzi na kolejną osobę z rankingu). Jeśli nagroda ma wartość, od której pobiera się podatek, napisz wprost, kto go rozlicza, i sprawdź aktualne przepisy z księgowym.

Dane osobowe i reklamacje

Wskaż administratora danych, cel i podstawę przetwarzania, okres przechowywania oraz prawa uczestnika: dostęp, sprostowanie, usunięcie i sprzeciw. Dane zebrane w konkursie wolno wykorzystać do przeprowadzenia konkursu i wydania nagród. Zgoda na marketing to osobna zgoda, nie może być warunkiem udziału, a zaznaczone pole nie może być domyślne.

Procedura reklamacji to krótki, konkretny akapit: adres e-mail do zgłoszeń, termin na złożenie reklamacji (na przykład 14 dni od ogłoszenia wyników), co ma zawierać zgłoszenie i w jakim czasie organizator odpowie. Brak takiego zapisu jest jedną z częstszych przyczyn konfliktów po zakończeniu akcji.

Układ regulaminu paragraf po paragrafie

Regulamin dobrze czyta się, gdy ma numerowane paragrafy o stałej kolejności:

• §1 Postanowienia ogólne: organizator, nazwa konkursu, definicje.
• §2 Czas i miejsce: daty rozpoczęcia i zakończenia, gdzie składa się zgłoszenia.
• §3 Warunki udziału: kto może brać udział, kto jest wyłączony, ile zgłoszeń przysługuje.
• §4 Zadanie konkursowe: dokładny opis, format pracy, limity znaków lub rozmiaru pliku.
• §5 Nagrody: lista, wartość, zasady wydania, podatek.
• §6 Ocena i wyłonienie zwycięzców: skład jury, kryteria, skala, sposób rozstrzygania remisów, termin ogłoszenia.
• §7 Prawa autorskie: zgoda na publikację prac, zakres i czas.
• §8 Dane osobowe: administrator, cele, prawa.
• §9 Reklamacje: adres, termin, tryb rozpatrzenia.
• §10 Postanowienia końcowe: zmiany regulaminu, prawo właściwe, dostępność dokumentu.

Paragraf o zmianach regulaminu opisuje, że organizator może je wprowadzić tylko z ważnych powodów i że zmiana nie pogarsza sytuacji uczestników, którzy już wzięli udział.

Pułapki, które najczęściej psują regulamin

• Zmiana zasad w trakcie akcji. Jeśli musisz ją zmienić, zapisz w regulaminie, w jakich sytuacjach to możliwe, i opublikuj zmianę w tym samym miejscu co pierwotne ogłoszenie.
• Prawo organizatora do dowolnego unieważnienia konkursu. Zapis bez przyczyny osłabia zaufanie, lepiej wymienić konkretne sytuacje, na przykład wykrycie nadużyć.
• Wymóg, by uczestnik kupił produkt. Zakup jako warunek udziału w losowaniu zmienia charakter akcji, więc sprawdź go pod kątem przepisów o loteriach.
• Kryteria oceny ukryte w poście. Wszystko, co wpływa na wynik, ma stać w regulaminie, a post tylko do niego odsyła.
• Rozdanie opisane jako konkurs. Jeśli zwycięzcę wskazuje wyłącznie losowanie komentarzy, opis „konkurs” nie zmienia kwalifikacji akcji.

Gdzie opublikować konkurs

Regulamin umieść na stronie, do której prowadzi stały link, i odsyłaj do niego z każdego ogłoszenia. W RozDam akcja trafia na listę aktualnych konkursów razem z linkiem do zasad organizatora. Większe akcje opisujemy szerzej na stronie o konkursach konsumenckich.

Regulamin gotowy do akceptacji

Kiedy masz już mechanikę, nagrody i daty, szkic z zasadami w skrócie przygotujemy po opisie Twojego produktu w polu na stronie głównej. Pełny regulamin dopasowujesz do akcji i odpowiadasz za niego jako organizator. Plany publikacji znajdziesz w cenniku.